In deze tweede stap van het schrijfproces bepaal je welke informatie je nodig hebt om je schrijfdoel te bereiken. Vervolgens moet je deze informatie – niet meer, maar ook niet minder – in je tekst vermelden.

De belangrijkste vragen van stap twee zijn:

• welke informatie heb je nodig?
• hoe kom je aan die informatie?
• wat is hoofdzaak, en wat is bijzaak?

Pas als je het antwoord op deze drie vragen weet, kun je precies vermelden wat je lezer nodig heeft.

1. Welke informatie heb je nodig?

Na stap 1 weet je wat het doel van je tekst is. Dit doel moet je vertalen naar de informatie die je nodig hebt om dat doel ook te bereiken. Begin met het stellen van w-vragen om het onderwerp verder te onderzoeken:

• Wat? Wat is een schadeverzekering?
• Waarom? Waarom heeft de klant het contract opgezegd?
• Wanneer? Wanneer gaat de nieuwe regeling in?
• Wie? Wie is er verantwoordelijk voor de schade?
• Waar? Waar moeten we de nieuwe fabriek bouwen?
• Hoe? Hoe vergroten we ons marktaandeel?
• Wat nu? De bespreking in de vakbladen was desastreus, wat nu?
• Wat nog? Wat kunnen we nog meer doen om hoger opgeleid personeel te werven?

2. Hoe kom je aan de benodigde informatie?

Nu je weet waar de tekst over gaat en welke vragen je moet beantwoorden, is het tijd om de benodigde informatie te verzamelen. Misschien weet je alles al en kun je meteen aan de slag. Meestal ben je echter afhankelijk van informatiebronnen. Dat kan je collega één bureau verderop zijn, maar ook een kerkarchief uit 1702 dat slechts onder strenge begeleiding toegankelijk is.

Wat is informatie eigenlijk?

Een veelgebruikt onderscheid is dat tussen gegevens en informatie. Zodra een gegeven relevant voor je is, wordt het informatie. Stel, je zit in de tram en iemand zegt tegen je: “de afstand tussen de zon en de aarde bedraagt gemiddeld 150 miljoen kilometer.” Waarschijnlijk is dat niet direct een bruikbare wetenswaardigheid voor je: het is een gegeven. Stel nu dat je net een opstel aan het schrijven bent over de dimensies van het zonnestelsel, dan is het ineens wel informatie. Kortom, wat voor de een informatie is, is voor de andere slechts een gegeven. Maar, wat nu een gegeven is, kan later informatie worden en omgekeerd. Om te weten wat voor de lezer relevant is – wat daadwerkelijk informatie is – moet je nauwkeurig weten waar je lezer op welk moment behoefte aan heeft.

Eisen aan informatie

Om daadwerkelijk informatie te zijn, moeten gegevens voldoen aan de eisen van betrouwbaarheid, tijdigheid, relevantie en beschikbaarheid.

betrouwbaarheid
Onbetrouwbare informatie helpt je van de wal in de sloot. Je rapporteert dat rode keukenkastjes ontzettend goed verkopen en je plaatst een order voor nog eens tienduizend extra keukenkastjes.  Als later blijkt dat het niet om rode maar om groene kastjes ging, heb je een probleem.

tijdigheid
Je rapport moet morgen af, maar je krijgt de verkoopcijfers pas overmorgen. Helaas, dan heb je er dus niets meer aan. Op dat moment is de informatie waardeloos.

relevantie
Als informatie niet relevant is, is het eigenlijk geen informatie maar een gegeven. Als je wilt weten hoeveel radio’s er in september zijn verkocht heb je er niets aan om te weten dat deze radio’s zowel op batterijen als op 220 Volt werken.

beschikbaarheid
Perfecte informatie die niet beschikbaar is… dat is geen informatie. Je hebt bijvoorbeeld klantgegevens nodig van het peperdure customer care management information system. Maar helaas, het netwerk ligt alwéér plat.

Informatiebronnen

Welke informatiebronnen kun jij aanboren? Misschien de collega naast je? Hoe betrouwbaar is zijn informatie? Is het een lijntrekker die op jouw vragen altijd te laat antwoord geeft? Begrijpt hij wat jij nodig hebt? Of maakt hij zich er makkelijk van af door je lukraak maar wat cijfers te geven?

Hieronder staat overzicht met informatiebronnen. Wáár je je informatie ook vandaan haalt, vraag je steeds af in hoeverre de informatie voldoet aan de eisen van betrouwbaarheid, tijdigheid, relevantie en beschikbaarheid.

• stafdienst | verslaglegging, marketing, personeelszaken | wat is het belang van marketing om jou de gevraagde informatie te geven?
• internet | bedrijfswebsite, weblog bekende Nederlander | is het web betrouwbaar genoeg?
• (branche-)instituut |Economisch Instituut voor de Bouwnijverheid, Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis | heb je als niet-branchegenoot toegang tot de juiste informatie?
• (openbare) bibliotheek | universiteitsbibliotheek, strandbibliotheek | hoe vind je precies die informatie die je nodig hebt?
• (openbaar) archief | archief dagblad, kerkarchief, stadsarchief | wat zegt een historisch document zonder context?
• personen, bedrijven en instellingen | Maurice de Hond, het CBS | hoe prik je door reclame en personal branding?
• kranten, tijdschriften | de Volkskrant, Reformatorisch Dagblad, Playboy | in hoeverre is het nieuws gekleurd door ‘zuil’ of signatuur?
• radio en televisie |  NOS-journaal, RTL Boulevard, Met het oog op morgen | is de informatie na voorselectie door de redactie wel volledig?

3. Wat is hoofdzaak, en wat is bijzaak?

Je hebt ontzettend veel moeite gedaan om informatie te verzamelen. Geen wonder dat je het zonde vindt om niet alle informatie in je tekst te vermelden. Lezers hebben echter maar beperkt tijd en zitten niet te wachten op voor hen onnodige en onbruikbare gegevens. Alles wat je schrijft moet daarom relevant zijn voor de lezer. Alle informatie moet bijdragen aan het doel dat je met de tekst wilt bereiken. De rest moet je – helaas – schrappen.

Voorbeeld: de auto

Stel, het onderwerp van je tekst is de auto. Dit brede onderwerp moet je drastisch inperken, tenzij je een allesomvattende encyclopedie wilt schrijven. De eerste manier om het onderwerp in te perken is het kiezen van een invalshoek. Je kunt over autotechniek schrijven of over de economische betekenis van de auto in de moderne westerse maatschappij. Ook kun je het hebben over auto’s in de Verenigde Staten of in de binnenstad van Amsterdam, over de kosten per gereden kilometer of de voor- en nadelen van de auto ten opzichte van het vliegtuig. Ook kun je een geschiedenis van de T-Fort schrijven of een voorspelling doen over het aantal auto’s in Nederland in 2020. Natuurlijk zijn de diverse invalshoeken ook te combineren:

Auto en commercie
=> Toyota => in Nederland => in 2016
Hoeveel auto’s zal Toyota naar verwachting in Nederland in 2016 verkopen?

Auto en autoband
=> autotechniek => banden => verwachte ontwikkelingen
Het gebruik van nieuwe productiemethoden van winterbanden voor personenauto’s

Informatie inperken

Het voorbeeld hierboven laat zien dat je informatie op uiteenlopende manieren kunt inperken. Hieronder volgen nog een paar mogelijkheden:

Invalshoek

• economisch
• commercieel
• technisch

Aspect

• oorzaak
• gevolg
• kosten
• voor- en nadelen

Locatie

• Leidseplein
• Amsterdam
• Nederland
• Europa

Tijd

• korte, middellange en lange termijn
• vroeger, nu en in de toekomst
• ’s ochtends, ’s middags en ‘s avonds

— — —

Na deze tweede stap van het schrijfproces krijg je al een aardig overzicht van wat je moet doen om de tekst daadwerkelijk te schrijven. Zo weet je nu:

• welke informatie je nodig hebt
• hoe je aan die informatie komt
• wat hoofdzaak en wat bijzaak is

Op naar de volgende stap.